Để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi sự phấn đấu, đồng tâm của cả tập thể từ lãnh đạo đơn vị đến từng cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị. Trong năm 2025, việc triển khai và áp dụng các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ tại xã Quảng Bị được thực hiện đảm bảo đúng quy định.
Công tác văn thư, nhìn chung chất lượng soạn thảo, ban hành văn bản giấy, văn bản điện tử và quản lý văn bản điện tử ngày càng được chú trọng và nâng cao; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ được quan tâm, triển khai áp dụng phần mềm Hệ thống quản lý điều hành văn bản giúp cho việc tìm kiếm văn bản được nhanh chóng. Đối với văn bản đến và đi hoàn toàn điện tử chiếm khoảng trên 96% tổng số văn bản đến, đi góp phần giảm tải lượng văn bản giấy, chi phí và thời gian trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, nâng cao chỉ số công nghệ thông tin của UBND xã. Tính đến tháng 11 năm 2025 số lượng văn bản đến của UBND xã là 7064 văn bản, trong đó 61 văn bản "Mật". Các văn bản đến khi tiếp nhận được đều chuyển xử lý cho lãnh đạo đơn vị đảm bảo chính xác và giữ bí mật đúng theo quy định; lãnh đạo UBND xã luôn chú trọng đến việc theo dõi, đôn đốc quá trình giải quyết văn bản đến, giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu, giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định. UBND xã ban hành 2.359 văn bản đi các loại, thực hiện quản lý văn bản đi sử dụng trên hệ thống sổ đăng ký theo phần mềm Hệ thống quản lý điều hành văn bản VNPT-iOffice 4.0, quản lý văn bản đi, đến sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan, đơn vị; thủ tục lưu trữ văn bản đi (bản gốc) được văn thư của đơn vị lưu trữ, sắp xếp thứ tự theo quy định. Các cơ quan, đơn vị đã thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật đúng theo quy định.
Công tác lưu trữ, được cán bộ, công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị đã chủ động tham mưu cho lãnh đạo cơ quan chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức thực hiện việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. UBND xã bố trí kho lưu trữ tài liệu được bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND xã. Các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND xã từng bước quan tâm bố trí kho lưu trữ, đầu tư mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm để bảo quản, chỉnh lý hồ sơ của đơn vị như: giá sắt đựng tài liệu, cặp hộp đựng tài liệu, bình cứu hỏa…
Hồ sơ tài liệu lưu trữ của Phòng Văn hóa – Xã hội xã Quảng Bị.
Hồ sơ tài liệu lưu trữ của UBND xã và các phòng, ban chuyên môn được hình thành từ ngày 01/7/2025 đến nay được sắp xếp khoa học, đảm bảo đáp ứng cho việc khai thác sử dụng tài liệu, riêng hồ sơ, tài liệu của huyện Chương Mỹ (trước đây) có liên quan đến xã và hồ sơ, tài liệu các xã trước sắp xếp chưa thực hiện rà soát, phân loại, lập danh mục lên việc khai thác, sử dụng còn gặp khó khăn…
Triển khai và sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành Thành phố tại các phòng, ban, đơn vị xã Quảng Bị.
Ngoài ra, xã còn ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. Triển khai và sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành Thành phố; phát hành văn bản điện tử; gắn chữ ký số; lập hồ sơ điện tử: Nhằm bảo đảm thông tin, phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý điều hành của bộ máy hành chính, sự nghiệp thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đi, văn bản đến, soạn thảo và ban hành văn bản và lập hồ sơ trên môi trường mạng trong công tác văn thư, lưu trữ rất quan trọng. Nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, ngay từ đầu sắp xếp xã, UBND xã đã xây dựng và ban hành kế hoạch về công tác này, trong đó quan tâm đến ứng dụng công nghệ thông tin. Năm 2025, UBND xã tiếp nhận trên 7064 văn bản đến trong đó có 61 văn bản "Mật", ban hành trên 2.359 văn bản đi. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, UBND xã đã chỉ đạo cơ quan chuyên môn thực hiện tốt các quy định văn thư, lưu trữ đối với văn bản điện tử, quản lý văn bản đi, văn bản đến trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc; tiếp nhận, cấp số, trình, ban hành và lưu văn bản điện tử; các quy định về chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của các phòng, ban, đơn vị, tổ chức trên văn bản điện tử theo đúng quy định của Chính phủ.
Để thuận tiện công tác quản lý và khai thác tài liệu việc số hoá tài liệu và tài liệu lưu trữ số là nhiệm vụ rất quan trong và cần thiết, song sau khi sắp xếp xã khối lượng công việc nhiều gấp bội, hồ sơ và tài liệu của huyện có liên quan đến xã và của các xã chuyển đến tiếp nhận 100% chưa được phân loại, lập danh mục, số hoá tài liệu hoặc tài liệu lưu trữ số, khi thực hiện sau sắp xếp số tài liệu, hồ sơ cần số hoá rất lớn, kinh phí ngân sách thành phố cấp bố trí cho xã công tác số hoá tài liệu chưa có lên trong năm 2025 UBND xã chưa thực hiện việc số hoá tài liệu, hồ sơ lưu trữ…
Năm 2026, xã Quảng Bị tiếp tục đẩy mạnh tuyên truyền các quy định mới về văn thư, lưu trữ tới cán bộ, công chức, viên chức. Đồng thời rà soát, đánh giá các quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ và kịp thời cập nhật, sửa đổi, bổ sung các quy định phù hợp với thực tiễn. Tiếp tục tập huấn về lập hồ sơ điện tử, lưu trữ hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản. Hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị lập hồ sơ công việc và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Tiếp tục triển khai hiệu quả rà soát, thống kê, phân loại lập danh mục hồ sơ tài liệu có giá trị cần chỉnh lý, còn thời hạn, số lượng hồ sơ đảm bảo số hoá, số hồ sơ, tài liệu huỷ hết giá trị còn tồn đọng đang lưu trữ được hình thành từ ngày 01/7/2015 trở về trước tại huyện các phòng, ban, ngành thuộc có liên và các xã trước sắp xếp và UBND huyện, thành phố giai đoạn 2023-2025". Triển khai thực hiện Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn xã". Xây dựng, ban hành Kế hoạch triển khai Chương trình "Công bố tài liệu lưu trữ xã phục vụ xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội xã giai đoạn 2026 – 2030. Tăng cường kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban, đơn vị; đồng thời bố trí các phòng, kho đảm bảo phục vụ công tác văn thư, lưu trữ.